POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROTECCIÓN DE DATOS
Multidimensionales S.A.S. sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, denominada en adelante como Grupo Phoenix, quien para efectos de la ejecución de su objeto social consistente en el desarrollo, fabricación y comercialización de empaques plásticos termoformados, inyectados, tapas de aluminio, láminas de alta barrera, tubos de aluminio y productos desechables y diseños y soluciones de empaques, en adelante Los Servicios, es responsable y/o encargada del tratamiento los datos personales del usuario, de conformidad con lo definido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, adicionales o complementarias.
OBJETIVO
Grupo Phoenix establece las políticas de uso, recolección, privacidad, tratamiento y confidencialidad de los datos personales, en adelante Las Políticas que aplican para todos los clientes, proveedores, vinculados, personas naturales o jurídicas, en adelante Los Usuarios, sobre los datos personales que suministre el Usuario en virtud de Los Servicios.
DEFINICIONES.
Autorización: Consentimiento expreso e informado del Usuario a favor de Grupo Phoenix para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales de conformidad con las Políticas;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento;
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a uno o varios Usuarios determinados o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; para efectos de la presente Política Grupo Phoenix es el responsable del tratamiento.
Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; Para efectos de las Políticas la definición de usuario incluye todos los clientes, proveedores, vinculados, personas naturales o jurídicas, trabajadores de Grupo Phoenix.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Grupo Phoenix recolecta Datos Personales en desarrollo de Los Servicios, la cual es suministrada por el Usuario a través de los diversos canales, incluyendo, pero sin limitarlos a puntos de venta, páginas web, tiendas virtuales, aplicaciones móviles, call center, contratos, convenios, grabaciones de video, audio o imágenes, entre otros.
Grupo Phoenix hace sus mayores esfuerzos para no recolectar ni solicitar ningún dato sensible, no obstante si dentro de los Servicios, llegare a tener datos de dicha categoría, Grupo Phoenix se compromete a tratar los datos sensibles de conformidad con los principios señalados en el marco normativo con el mayor grado de confidencialidad.
Los Datos Personales recolectados son utilizados para el desarrollo de Los Servicios, incluyendo su oferta, mercadeo, publicidad y cualquier otro tratamiento relacionado con los mismos, así como para los siguientes fines:
- Establecer una comunicación fluida, actualizada y frecuente con el Usuario en relación con Los Servicios.
- Llevar a cabo gestiones periódicas de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros; venta; facturación; gestión de cobranza y recaudo; inteligencia de mercados; mejoramiento del servicio; verificaciones y consultas; control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago; prevención de fraude; así como cualquier otra relacionada con los Servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y/o legales.
- Evaluar la calidad de Los Servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto y evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestro objeto social.
- Adelantar todo lo necesario para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a Los Servicios contratados con Grupo Phoenix.
- Cumplir con las obligaciones contraídas con El Usuario, sus proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de Grupo Phoenix.
- Informar sobre cambios de Los Servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de Grupo Phoenix.
- Los Datos Personales suministrados libremente por el Usuario podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos, de acuerdo con los términos y condiciones de Las Políticas, según sean aplicables, y principalmente para hacer posible la prestación de Los Servicios, así como para hacer consultas, reportes, informes, etc., a autoridades de control y vigilancia, y además del uso para fines administrativos, comerciales, de publicidad y contacto frente a los titulares.
- Adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier información relacionada con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y soborno nacional y transnacional.
- Los Usuarios autorizan expresamente para que se haga cualquier tratamiento legal, uso comercial, comunicación, así como compartir, ceder, transferir los Datos Personales con terceros, proveedores, vinculados, etc., haciéndose extensiva a éstos la Autorización otorgada por el Usuario para llevar a cabo el tratamiento de los Datos Personales, autorización que el Usuario tiene derecho de revocar en cualquier momento.
Grupo Phoenix no vende a terceros ninguno de los Datos Personales de Los Usuarios.
El tratamiento que hace Grupo Phoenix asegura el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Grupo Phoenix ha diseñado y establecido medidas de seguridad físicas, electrónicas y administrativas, a fin de proteger los Datos Personales que recopilamos conforme Las Políticas, las cuales son revisadas periódicamente para evitar su adulteración, pérdida, la divulgación, acceso, consulta y/o el uso inadecuado o no autorizado, y para mantener la precisión y la integridad de dicha los Datos Personales.
Grupo Phoenix nunca almacenará ni guardará información alguna relacionada con tarjetas de crédito y/o débito, o de cualquier otro medio electrónico de pago. Por lo anterior, cada vez que llegare a efectuar una transacción de pago con Grupo Phoenix, el Usuario deberá ingresar los datos en mención. La información relacionada al medio de pago es utilizada para solicitar la autorización de cobro ante las entidades respectivas.
DERECHOS DE LOS USUARIOS:
Los Usuarios tienen derecho entre otros a: i) conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales o cualquier otra información, facultad que se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. ii) Podrán solicitar prueba de la Autorización otorgada para el tratamiento. iii) Ser informados del tratamiento y respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales. iv) Presentar ante las entidades correspondientes las quejas relacionadas con el manejo de los Datos Personales. v) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de cualquiera de los Datos Personales. vi) solicitar en forma gratuita los Datos Personales del Usuario. vii) Las demás establecidas en la normatividad aplicable.
El Usuario al suministrar sus Datos Personales, ha manifestado su autorización y consentimiento ya sea por escrito, en forma oral, uso de su página web, uso de la tienda virtual o mediante cualquier conducta inequívoca para que Grupo Phoenix lleve a cabo el tratamiento de los Datos Personales suministrados.
Adicionalmente la Autorización para el tratamiento de los Datos Personales por parte de los Usuarios se presenta cuando:
- Para Trabajadores de Grupo Phoenix, mediante la suscripción del contrato de trabajo o la autorización para el tratamiento de información de Datos Personales (Anexo 1)
- Para aspirantes a cargos en Grupo Phoenix, mediante la suscripción de la autorización para el tratamiento de información de Datos Personales (Anexo 2)
- Para clientes mediante la suscripción de la Solicitud de Creación Clientes
- Para Proveedores mediante la suscripción de la Solicitud de Creación Proveedores
- Los Usuarios autorizan expresamente el uso de los Datos Personales mediante el registro que deben hacer en el Sitio Web,.
- Para el Usuario de Sitio Web, éste autoriza expresamente el uso de sus Datos Personales, aceptando el registro al Sitio Web de Grupo Phoenix y sus empresas afiliadas, Para Grupo Phoenix es una conducta inequívoca de la Autorización de uso de Datos Personales, que el Usuario efectúe el proceso de registro en el Sitio Web, que incluye también la aceptación de Las Políticas y de los demás los términos y condiciones de Grupo Phoenix
La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Usuario, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Grupo Phoenix presume que los Datos Personales y la información suministrada por el Usuario es veraz, suficiente y auténtica, y es garantizada por cada uno de los Usuarios de la misma, por lo tanto Grupo Phoenix no adquiere ningún tipo de obligación de verificación de los datos proporcionados, ni será responsable por los daños y/o perjuicios que se llegaren a generar por esta situación.
Los Usuarios se comprometen a actualizar los Datos Personales y la información suministrada a Grupo Phoenix cada año y el Usuario deberá notificar a Grupo Phoenix sobre cualquier cambio en los Datos Personales y la información suministrada.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Para el ejercicio por parte del Usuario de sus derechos, se puede contactar a través de los siguientes mecanismos habilitados para tal fin:
Sitio web: www.grupophoenix.com
Conmutador: (571) 4222000 opción 2
Dirección: Calle 17 F # 126 90 Bogotá – Colombia
Mail para Usuarios: servicliente_PQRS@grupophoenix.com
Se determina un procedimiento general para el ejercicio de los derechos por parte de los Usuarios, sin perjuicio de la aplicación de la normatividad aplicable, que, en caso de diferencia entre el procedimiento general y la normatividad aplicable, primará ésta última.
Consultas: Los Usuarios, podrán consultar los Datos Personales mediante los mecanismos habilitados, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Los Usuarios, podrán presentar una reclamación mediante solicitud dirigida a Grupo Phoenix, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Usuario presente la información requerida, entenderemos que el Usuario ha desistido del reclamo.
En caso de que Grupo Phoenix no sea competente para resolver el reclamo del Usuario, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará oportunamente al Usuario.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibido debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informará al Usuario los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Grupo Phoenix ha implementado medidas de seguridad sobre los Datos Personales proporcionada por los Usuarios, que buscan garantizar la reserva de la información, implementando tecnología que brinda la mayor seguridad posible. Esta protección se manejará, inclusive después de finalizada la relación que comprende el tratamiento.
Grupo Phoenix tiene la facultad de modificar o actualizar Las Políticas, con el fin de dar cumplimiento a novedades legales, ajustes a su normatividad interna o ajuste a Los Servicios, las cuales estarán disponibles a los Usuarios en la página web www.grupophoenix.com (Políticas de privacidad).
Las Políticas entraron en vigencia desde el 30 de junio de 2013 y los Datos Personales e información suministrada por Los Usuarios podrá ser almacenada en la base de datos hasta por un término de diez (10) años contados a partir de la fecha del más reciente tratamiento.
MARCO NORMATIVO
Para los Datos Personales e información cuyo tratamiento se realice en Colombia, se tendrá en cuenta la normatividad aplicable contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y los demás decretos reglamentarios y normas concordantes. La aceptación de Las Políticas nos permite la transferencia y transmisión de los Datos Personales a otros países en los que tenemos operación, donde se proporcionan niveles adecuados de protección de Datos Personales.
Constitución Política de Colombia, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, adicionales o complementarias, y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio relacionadas con el tratamiento de los Datos Personales.
Para mayor información relacionada con las disposiciones legales de protección de datos, y aquellas relacionadas con los procedimientos de reclamo respecto de las mismas, sugerimos visitar la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co